Finanse gromady- czyli jak to działa?

 Poniższa notka jest skierowana dla tych z Państwa, którzy nie czytają za często bloga, nie przychodzą za zebrania dla Rodziców oraz generalnie nie wiedzą jak funkcjonują finanse w gromadzie. Inspiracją były rozmowy z Państwem przed zimowiskiem czy pytania z Państwa strony. Dlatego postanowiłem opisać wszystko jedną notką dla wszystkich z Państwa. Na prawdę proszę nie traktować personalnie zachęceń do przekazania 1 % podatku oraz sprzedaży wszystkich Cegiełek. Każdy robi tyle ile może.

Wspólnie wraz z kadrą postanowiłem opisać jak wygląda najważniejszy element w funkcjonowaniu naszej gromady czyli jej finanse. Często nie mogą Państwo być na spotkaniu dla rodziców, na którym omawiamy niektóre kluczowe kwestie (najczęściej przychodzą te same osoby w liczbę kilkunastu zamiast kilkudziesięciu). Czasami też z uwagi na ograniczony czas nie mają Państwo możliwości poznać szczegółów funkcjonowania gromady, co często przekłada na pytania czy wątpliwości w tym temacie. Co jakiś czas ktoś z Państwa podchodzi i zadaje te same pytania, na które postanowiliśmy odpowiedzieć na łamach naszego bloga, aby możliwie jak największa część z rodziców zuchów poznała specyfikę działania naszej gromady w ramach Związku Harcerska Polskiego. Nie bez powodu wybraliśmy też moment na publikację niniejszej notki tj. zimowisko, gdyż właśnie w tych dniach najczęściej odwiedzają Państwo naszą stronę. 

Zatem zacznijmy od początku. 

Nasza gromada nie otrzymuje żadnych środków finansowych z zewnątrz. Nie finansuje nasz nasza organizacja tj. ZHP, ani żadne Państwowe czy Samorządowe instytucje. Z związku z powyższym sami musimy znaleźć pieniądze na nasze działania. Im więcej tych środków tym ciekawsze są nasze zbiórki, wyjazdy, zimowiska czy obozy. Jednak w przypadku, gdyby na koniec roku zabraknie nam pieniędzy, nikt z zewnątrz tych środków nam nie przekaże. 

Kadra gromady (drużynowy oraz przyboczni) pracują jako wolontariusze podczas śródrocznej pracy, podczas wyjazdów, zimowisk oraz obozów. Oznacza to, iż nie otrzymujemy za naszą pracę na rzecz wychowania Państwa dzieci żadnych środków finansowych. Robimy to, gdyż praca z dziećmi sprawia nam przyjemność, a będąc instruktorami ZHP naszą misją jest wychowanie młodzieży oraz wspieranie jej we wszechstronnym rozwoju. 

Wszystko ładnie, tylko skąd biorą się pieniądze w gromadzie?

Każdy zuch płaci w naszej gromadzie roczną składkę członkowską w wysokości 180zł rocznie. Z tej kwoty musimy odprowadzić do struktury ZHP 100zł, co wynika z przepisów naszej organizacji.  W kwocie odprowadzanych środków wpisane jest również ubezpieczanie każdego zucha w ciągu roku. Zatem z tego źródła zostaje gromadzie na zucha na cały rok wydatków, zbiórek oraz zakupów programowych 80zł na osobę. Warto nadmienić, iż sama obietnica to zakupy dla każdego zucha w wysokości około 30zł. W ciągu roku zuch otrzymuje sprawności, materiały do majsterek oraz ma możliwość otrzymania nagród w konkursach pod postacią książek, kubków, menażek oraz innych harcerskich gadżetów. Łatwo zatem zauważyć, iż z powyższej kwoty nie wystarczyłoby nam na nasze działania na dłuższy czas w ciągu roku zuchowego. Środki powyższe są zbierane na liście wraz z podpisami rodziców, a następnie co miesiąc rozliczane w hufcu.

Nasza gromada, aby zebrać dodatkowe fundusze organizuje kilka rodzajów akcji zarobkowych. 

W okresie od stycznia do kwietnia staramy się przekazywać informacje o możliwości przekazania nam 1% podatku, co w efekcie przekłada się na dofinansowanie naszej gromady zależnie od roku w wysokości od około  3000 do około 7000. Co roku około 60 osób przekazuje nam swój 1% podatku. Warto zauważyć, iż gdyby wszyscy Rodzice (którzy mogą) aktynie włączyli się w tą akcję wraz  z najbliższym kręgiem rodziny czy przyjaciół zebrane środki byłyby o wiele większe. Chodzi nam oczywiście o tych z Państwa, którzy nie przekazują 1% na kogokolwiek a mogliby na naszą gromadę. Rozumiemy jak najbardziej, że mają Państwo też inne cele do przekazania. Jednak moim zdaniem jest spora grupa Rodziców, którzy nie przekazują 1% podatku w ogóle.

W okolicy maja organizujemy licytację rzeczy niepotrzebnych i gadżetów, przekazanych przez rodziców. Jest to bardzo sympatyczna akcja, która narodziła się przy okazji realizacji jednego z zadań do Turnieju Gromad. Zuchy uczą się licytować i oszczędnie gospodarować drobnymi kwotami pod wpływem emocji. Środki zebrane z tej akcji zawsze przeliczamy wraz z rodzicami,a następnie na podstawie podpisanego protokołu rozliczamy je w hufcu na kartotekę naszej gromady. 

W okresie świątecznym organizujemy akcję "Cegiełka": akcja nastawiona jest przede wszystkim na edukację ekonomiczną naszych zuchów. Każdy zuch otrzymuje 6 cegiełek o wartości 10zł każda i stara się je sprzedać wśród najbliższej rodziny. Informujemy też zuchy, iż niesprzedane cegiełki można zwrócić.  Każdy sprzedaje tyle ile może i nie na siłę. Poprzez scenki tłumaczymy zuchom, iż nie wolno "wciskać" rodzicom cegiełek oraz dokładać z własnych kieszonkowych.  Sama akcja jest pozytywnie odbierana przez rodziców (co wiemy z anonimowych ankiet) i nastawiona jest na naukę zucha o wartości pieniądza, a w efekcie o szacunku do niego i dalej szacunku do sprzętu gromady. Co roku akcja przynosi środki finansowe w wysokości około 2500-3500 zł. Środki zebrane z tej akcji zawsze przeliczamy wraz z rodzicami,a następnie na podstawie podpisanego protokołu rozliczamy je w hufcu. 

W gromadzie zuchowej środki pojawiają się również przy okazji różnych zakupów oraz wydarzeń. Gromada raz na dwa lata kupuje kilkadziesiąt koszulek i czapek, aby Państwo mieli niższą cenę przy zakupie pojedynczej sztuki. Pieniądze zebrane ze sprzedaży koszulek, czapeczek czy naszywek wpłacane są do hufca na kartotekę naszej gromady.

Każde wydarzenie w ciąg roku zuchowego organizowane jest przez hufiec ZHP Świdnica lub inny, w przypadku wyjazdu w inne miejsce. Organizator ustala "wpisowe" jest to kwota, którą musimy zebrać od uczestnika i poprzez hufiec na podstawie listy zapisów rozliczyć u organizatora. Na wpisowe składają się wszystkie koszty jakie założył sobie organizator. Wysokość wpisowe zależy od organizatora danego przedsięwzięcia.  Przy każdym wyjeździe związanym z podróżą autokarem otrzymujemy wycenę, którą dzielimy przez zakładaną liczbę uczestników. Te pieniądze również wpłacamy do hufca na podstawie listy uczestników. Jeżeli powstaje różnica pomiędzy ceną autokaru, a zebranymi środkami to pozostałe pieniądze zostają na kartotece gromady.

Gromada co oczywiste dokonuje co jakiś czas zakupów. Każda wydana złotówka musi być rozliczona na podstawie faktury w hufcu. Każdą fakturę pod względem merytorycznym sprawdza komisja rewizyjna, która stoi na straży celowości wydatkowanych środków. Dzięki temu zakupy dokonywane przez gromadę zawsze służą celom naszej jednostki.

Podobnie wygląda sytuacja z budżetem zimowiska czy obozu. Wpłacają Państwo do hufca określoną kwotę. Drużynowy pobiera zaliczkę z hufca, z której musi musi się bezwzględnie rozliczyć. Czyli na każdą wydaną złotówkę musimy mieć fakturę. Co ważne w naszej gromadzie oraz całej organizacji ZHP środki wpłacane za zimowisko czy obóz są przeznaczane tylko i wyłącznie na potrzeby jej uczestników. Czyli Kadra nie pobiera z tytułu swojej pracy wynagrodzenia. Oczywistym jest, iż budżet takiego zimowiska nie jest nigdy wydany co do złotówki. Jeżeli po zimowisku zostaną po rozliczeniu jakiekolwiek środki, są one wpłacane na podstawie rozliczenia na kartotekę gromady w hufcu. Dla przykładu podczas aktualnego zimowiska gromada dokłada kwotę w wysokości 1000zł. Co przekłada się na dofinansowanie do uczestnika w wysokości około 30zł. 

Mając na uwadze powyższe warto jeszcze wspomnieć o rzeczach, o których nie wypada wspominać czyli:  jak wygląda służba instruktora- w ZHP. Nikt nie zwraca nam za paliwo zużyte na dojazdy na zbiórki, do hufca w celu załatwiania formalności, kosztów przelewów, odbioru paczek, przewożenia i naprawy sprzętu gromady, smsów oraz telefonów do rodziców w sprawie płatności za wyjazd czy kart uczestnika.

Tak na prawdę chodzi tu przede wszystkim o czas. Każdy z kadry poświęca około 15 dni prywatnego urlopu na przeprowadzenie rajdu, zimowiska oraz obozu. Czas poświęcamy na zorganizowanie około 45 zbiórek w roku , 10 wyjazdów w ciągu weekendów w tym Rajdu Granica, który trwa cztery dni. Sporo czasu poświęcamy również na przygotowanie zimowiska oraz obozu oraz magazynowanie, przenoszenie i konserwację sprzętu gromady. 

Jeżeli mają Państwo jakieś pytania czy wątpliwości dotyczące informacji powyższych zapraszamy do zadawania pytań. Gdyby mieli Państwo trochę siły i chęci zapraszam do hufca, gdzie dostępne są nasze wszystkie rozliczne z finansów, rajdów , zimowisk oraz obozów.

Podsumowując mam nadzieję, iż nasza transparentna postawa i podejście nakierowane na rodzica będą dla Państwa gwarantem wysokiej jakości i przejrzystości naszych działań.  Jeżeli mają Państwo czas i chęci - zawsze przydadzą się osoby do pomocy przy formalnościach związanych ze zbieraniem i rozliczaniem się ze środków finansowych. 

Czuwaj! Drużynowy hm. Michał Działowski wraz  z kadrą 23 ŚGZ Leśne Duszki